فروشگاه های زنجیره ای ، سوپر مارکت ها ، تعاونی های مصرف ، کیف و کفش ، پروتئینی ، لوازم بهداشتی و آرایشی ، پوشاک ، لوازم خانگی و ...

هدف از داشتن یک سیستم فروشگاهی  را باید قبل از تهیه آن مشخص کرد زیرا تعیین کننده میزان هزینه  و  صرف وقت است . اهداف تهیه سیستم  فروشگاهی به پارامترهای زیادی از جمله میزان بزرگی فروشگاه، تنوع کالا، بهره گیری از تکنولوژی در کنترل فروشگاه و فروش آن ، سرعت در فروش کالاو صدور فاکتور یا فیش برای مشتری ، اطمینان دادن به مشتری در قیمت کالا ، بررسی کالاهای پر طرفدار در مقاطع زمانی متفاوت ، رضایت مندی مشتری و موارد بسیار دیگری بستگی دارد .

در حال حاضر در یک فروشگاه بزرگ استفاده از سیستمهای سخت افزاری و نرم افزار فروشگاهی تقریبا اجتناب ناپذیر است . در چنین مکان هایی که گاه چندین صندوق کامپیوتری بطور همزمان اقدام به فروش کالاو صدور فیش می کنند، وجود سیستمها و نرم افزار فروشگاهی به فروش سریع تر و در واقع یه سود بیشتر کمک می کند و یکی از نتایج مفید آن این است که  در مدت زمان کمی هزینه های تهیه سخت افزار و نرم افزار فروشگاهی  را جبران می کند .

در  یک فروشگاه زنجیره ای اهداف بیشتری از سیستم فروشگاهی انتظار می رود. تعیین کدینگ ومشخصات کالا در یک محل (معمولا در اداره مرکزی فروشگاه) ، تعیین قیمت یکسان فروش برای کالا ها ، تعیین سیاست گذاری های مختلف در  کنترل فروشگاه  و همچنین در رابطه با مشتریان را می توان از جمله این اهداف  به شمار آورد .

در فروشگاههای متوسط و یا کوچک ، اهداف محدودتر ولی گاهی می توانند بسیار جدی تر باشند . گاه هدف می تواند صرفا صدور فیش و تحویل آن به مشتری باشد و مدیر فروشگاه علاقه ای به امکانات دیگر نرم افزار فروشگاه ندارد . در چنین شرایطی  انتظار هزینه متناسب با همین اندازه از بکارگیری  سیستم فروشگاهی امری منطقی است . گاهی مدیر فروشگاه علاقمند به کنترل تعدادی تمامی کالاها ست و خواسته ای فراتر از صرفا صدور فیش از نرم افزار فروشگاهی خود دارد . برای صاحبان و مدیران چنین فروشگاهی توانایی عملیات در رابطه با خریدکالا ، فروش کالا ، انبارگردانی کالا و دیگر عملیات در نرم افزار فروشگاه از اهمیت خاصی برخوردار است .

در برخی از فروشگاهها ، عملیات حسابداری فروشگاه اهمیتی خاص دارد. انواع دریافتها و پرداختها اعم از نقدی، چک و غیره و کنترل کامل بدهکاری و بستانکاری اشخاص و حسابها مورد علاقه و نیاز این فروشگاههاست . داشتن دفاتر حسابداری همانند  دفتر کل و دفتر معین، ثبت اسناد حسابداری به صورت اتوماتیک ، افتتاحیه و اختتامیه دوره های حسابداری و محاسبه سود وزیان هر دوره از انتظارات مدیر ان و حسابداران فروشگاه از نرم افزار فروشگاهی است . برای بسیاری از فروشگاهها ، مخصوصا فروشگاههای کوچک ، نرم افزار حسابداری می تواند نقش یک حسابدارخبره و حرفه ای را ایفا نماید و  یا اینکه نیاز به حسابداررا به حداقل ممکن برساند.

برای برخی از مدیران ، تجزیه و تحلیل داده های بدست آمده از نرم افزار فروشگاه مهم است و بر اساس آن سیاست های آتی خود را تعیین می کنند . به اعتقاد آنها این داده ها و اطلاعات بدست آمده ازآنها آنقدر مهم است که تمرکز بر آنها می تواند موفقیت فروشگاه را تضمین نماید و سرعت ببخشد ، از انباشت کالا های بی مصرف یا کم مصرف جلوگیری کند و بر سرمایه گذاری روی کالاهایی تاکید کند که مورد علاقه مشتریان است .

وجود سیستم و نرم افزار فروشگاهی در برخی از فروشگاهها ، به نوعی یک شیوه تبلیغاتی است و چنین نظر می رسد کمتر اهداف مدیریتی را دنبال می کند ولی در انجام همین کار ، مدیریتی ماهرانه نهفته است و تاثیر تبلیغاتی آن کمتر از دیگر شیوه های تبلیغاتی نیست .

بنابراین قدم اول برای صاحب یا مدیر فروشگاه در تصمیم به داشتن سیستم فروشگاهی، باید تعیین چشم اتداز و محدوده استفاده ار سیستمهای سخت افزاری و نرم افزار فروشگاهی باشد و این دقیقا تعیین کننده امکانات مورد نظر از یک طرف و میزان هزینه ها از طرف دیگر است . لازم است که فروشندگان سیستمها و نرم افزار فروشگاهی در هنگام مراجعه مشتری بر اساس تعیین محدوده نیاز وی پیشنهادات خود را ارائه دهند . بدیهی است همانگونه که به کرات هم مشاهده شده ، پیشنهاد یک سیستم  فروشگاهی فراتر از نیاز ،با توجه به تغییر سریع تکنولوژی های مرتبط با کامپیوتر،برای مشتری نتیجه ای جز هزینه ندارد . البته این به مفهوم آگاه نکردن مشتری از امکاناتی که می تواند داشته باشد ، نیست . چه بسا با معرفی امکانات سیستم  فروشگاهی بخصوص در نرم افزار فروشگاه، مدیر فروشگاه راه حل مسائلی را بیابد که پیش تر حتی تصور آن را هم نمی کرد.

علیرغم اهداف متنوع و گوناگونی که در استفاده از یک سیستم فروشگاهی می تواند وجود داشته باشد ، در شرایطی از گذر عملیات دستی به مکانیزه قرار داریم که دیر یا زود فروشگاهها به انجام آن اقدام می کنند. این تغییر در آینده ای نزدیک به ضرورتی تبدیل می شود که انجام ندادن آن به مفهوم از دست دادن بخشی از بازارو مشتریان خواهد بود . این تحول در نگاه نخست برای برخی از فروشگاهها چندان خوشایند نخواهد بود ولی همانند دیگر تکنولوژی های فراگیر و مدرن ، مزایای استفاده از آن  بزودی برای همگان آشکار خواهد شد .

در فرآیند استفاده ار  یک سیستم  فروشگاهی، معماری های گوناگونی می تواند وجود داشته باشد . ابتدا به بررسی نکاتی  قابل توجه در رابطه با انتخاب صندوق کامپیوتری POSیا یک کامپیوتر می پردازیم .

اینکه از یک صندوق کامپیوتری ،که اصطلاح POSیا Point Of Sale در ابتدا فقط به آنها اطلاق می شد، استفاده شود یا از یک کامپیوتر، به چندین پارامتر بستگی دارد . یک صندوق فروشگاهی POSدر واقع کامپیوتری است که برخی دستگاه های جنبی از قبیل چاپگر صدور فیش (Receipt Printer)، صفحه نمایش مشتری (Customer Display) ، کشوی پول (Cash drawer) و بارکدخوان در کنار آن قرار گرفته اند . تجمیع این دستگاه های جنبی در کنار خود صندوق فروشگاهی POS، در بعضی شرایط می تواند یک مزیت باشد ولی با لاتر بودن قیمت  یک صندوق فروشگاهی  POSنسبت به یک کامپیوتر را هم نباید از نظز  دور داشت . نکته دیگری هم که باید به آن توجه کرد این است که بطور معمول صندوق فروشگاهی POSتوسط شرکت هایی عرضه می شوند که از کمپانی های خارجی نمایندگی دارند و هزینه های نگهداری و تعویض قطعات این دستگاه ها نسبت به کامپیوترهای عادی بیشتر است . از طرف دیگر بنا به طراحی ویژه سخت افزاری صندوق های کامپیوتری POS، ارتقاء آن ها براحتی کامپیوترهای عادی نیست و گاهی هم حتی غیر ممکن است .با توجه به تغییر مداوم سخت افزارها و بکارگیری تکنولوژی های نو در دستگاه های جدید ، پیش بینی عمر مفید برای صندوق های POSرا میتوان بین پنج تا ده سال در نظر گرفت .

از طرف دیگر در انتخاب یک کامپیوتر به جای یک صندوق کامپیوتری POS ، باید نکاتی را مورد توجه قرار داد . برای استفاده ازهر دستگاه جنبی مورد نیاز  در کنار یک کامپیوتر ، باید آن را جداگانه تهیه کنیم  . مثلا برای صدور فیش لازم است که یک چاپگر مخصوص صدور فیش را خریداری و به کامپیوتر وصل کنیم یا برای استفاده از بارکدروی کالاها ، یک بارکدخوان مناسب را خریداری و به کامپیوتر وصل کنیم .

در بعضی از فروشگاهها فقط از یک کامپیوتر لپ تاپ یا یک نوت بوک استفاده می شود و هیچ دستگاه جنبی هم به آن وصل نمی شود. در چنین فروشگاههایی معمولا نیازی به صدور فیش برای مشتری وجود ندارد و با توجه به تنوع کم کالاها ، به نحوی کالاها را در نرم افزارکد بندی می کنند که نیازی به بارکدخوان هم نباشد . کامپیوترهای لپ تاپ یا نوت بوکی که نرم افزار فروشگاه  روی آن ها نصب شده باشد این مزیت را دارند که براحتی قابل حمل هستند و صاحب فروشگاه می تواند آن را به خارج از فروشگاه ببرد و در ساعات تعطیلی فروشگاه به بررسی آمار و اطلاعات  موجود در سیستم فروشگاهی خود بپردازد . با توجه به نکات فوق در انتخاب دستگاه  به عنوان صندوق کامپیوتری (POSیا کامپیوتر)  برای  یک فروشگاه، به نکاتی چند در مورد معماری یک سیستم فروشگاهی اشاره می کنیم :

در ساده ترین شیوه  ممکن  یک فروشگاه دارای یک کامپیوتر یا یک صندوق کامپیوتری است که بر روی آن نرم افزار فروشگاه نصب می شود . این معماری برای فروشگاههایی مناسب است که تعداد مشتریان در صف پرداخت پول و صدور فیش یا فاکتور  آنها در شلوغ ترین ایام وساعات کاری از سه نفر تجاوز نمی کند.

در صورتیکه یک فروشگاه در شلوغ ترین ایام و ساعت کاری خود تعداد مشتریان منتظر در صف صندوق آن بیش از سه نفر باشد معماری تک صندوق یا تک کامپیوتر جوابگو نیست و در این شرایط از یک معماری با تعداد صندوق بیشتر و معمولا به صورت یک شبکه استفاده می شود . البته تعدادی صندوق را هم می توان به صورت مستقل و بدون شبکه بکار برد ولی استفاده از آن به هیچ وجه توصیه نمی شود مگر اینکه شرایط ویژه ای برقرار باشد . استفاده از شبکه برای بیش از یک صندوق مزایای زیادی را به همراه دارد که از میان آن ها می توان به ورود فقط یک بار اطلاعات مربوط به کالا در شبکه برای همه صندوقها ، ایجاد بانک اطلاعاتی مشترک برای تمامی صندوقهای فروشگاه و انجام عملیات مربوط به سیستم فروشگاهیاز روی چندین دستگاه صندوق و کامپیوتر بطور همزمان اشاره کرد. بدیهی است قدرت و سرعت انجام عملیات در این شرایط بسیار بیشتر می شود .از طرف دیگر اگر یک صندوق POSیا کامپیوتری در فروشگاهبا مشکلی روبرو شود ، برای ادامه کار فروش تا حل مشکل می توان از دیگر دستگاه ها در شبکه  استفاده کرد .

 در یک مجموعه فروشگاه زنجیره ای  معماری  گسترده تری بکار می رود که در آن  فروشگاهها  از لحاظ اطلاعاتی به مرکز و گاهی با همدیگر مرتبط می شوند .  هر فروشگاه  معمولا به صورت یک شبکه و دارای چندین صندوق است ولی می تواند فقط یک صندوق POS  یا یک کامپیوتر  داشته باشد.  ارتباط فروشگاهها  با مرکز و یا با یکدیگر می تواند از طریق مودم و یا از طریق اینترنت باشد . در استفاده  از اینترنت برای ایجاد این ارتباط ها باید موارد امنیتی در سرقت  اطلاعات و یا سوء استفاده  هکرها را در نظر داشت . اینکه کدام بخش از اطلاعات در مرکز و کدامیک در هر فروشگاه یا شعبه قرار گیرند ، همچنین پس از تغییر اطلاعات در مرکز یا فروشگاه چه اطلاعاتی ردو بدل شود به طراحی بانک اطلاعاتی و نرم افزار فروشگاه بستگی دارد.

پس از تعیین معماری و قبل از خریدتجهیزات سیستم فروشگاهی، لازم است که نیازهای سخت افزاری را دقیقا تعیین نمود . در مرحله بعد مشخص می کنیم که از کامپیوتر یا صندوق کامپیوتری POS استفاده کنیم  . در صورت استفاده از کامپیوتر برای فروش و صدور فیش، باید نعیین کنیم که کدامیک از تجهیزات و دستگاه های جنبی ، همانند چاپگر صدور فیش، بارکدخوان، کشوی پول و یا صفحه نمایش مشتری را لازم دازیم. در اکثر فروشگاههایی که  از صفحه های نمایش مشتری  همراه با صندوق کامپیوتری استفاده می شود یک نکته قابل تامل وجود دارد و آن اینکه این صفحات نمایش یا چیزی را نمایش نمی دهند و یا اینکه جهت آن ها رو به صندوقداراست و به مشتری چیزی را نشان نمی دهند. به عبارت دیگر هزینه ای که برای آن ها پرداخت شده هدر رفته است . اگر از صفحه نمایش مشتری استفاده می کنیم در مرحله اول تعیین جهت آن  رو به مشتری  احترام به مشتری است و در مرحله بعد می تواند به سرعت در پرداخت  توسط مشتری کمک کند . با  ثبت هر قلم کالا  در  هنگام صدور فیش و نمایش جمع  کل فیش، مشتری حدود مبلغ پرداختی را در مراحل پایانی صدور فیش حدس می زند و اتلاف وقت کمتری در پرداخت  مشتری به صندوقدارخواهیم داشت .

اگر به بیش از یک صندوق نیار داریم نیازمند ایجاد شبکه در فروشگاه خواهیم بود . در این صورت علاوه بر دستگاه های مورد نیاز برای صدور فیش، به یک سرور و دیگر تجهیزات لازم برای ایجاد شبکه همانند سویچ وکابل ها ی شبکه نیاز داریم . همچنین بهتر است از یکدستگاه کامپیوتر جداگانه برای عملیاتی غیر از صدور فیش ، همانند ورود اطلاعات و تهیه گزارش ها استفاده شود.

اگراز بارکدخوان برای خواندن کد کالاها استفاده می کنیم لازم است که کالا هادارای بارکدباشند . بیشتر کالاها دارای بارکدچاپی هستند . در رابطه با کالاهایی که فاقد بارکدهستند. اگر تعداد این قبیل کالاها کم و زیر سی عدد باشد می توان هر کدام را به یکی از کلیدهای مجاز روی کیبرد تخصیص داد ( تخصیص یک کلید به یک کالا و استفاده از آن  معمولا در نرم افزار فروشگاه  وجود دارد) .  به این ترتیب  در برنامه فروش با زدن کلید متناظر  و تعیین شده برای کد یک کالا روی کیبرد ، عملکردی مشابه یک بارکدخوان  و حتی سریع تر داریم و مشکلی در ارتباط با تهیه برچسب های بارکد هم نخواهیم داشت . ولی اگر تعداد این قبیل کالاها بیش از تعداد کلیدهای مجاز در برنامه فروش صندوق باشد ، لازم است که برای چاپ برچسب های حاوی بارکد، یک چاپگر چاپ بارکدداشته باشیم. چاپگرهای چاپ برچسب های بارکددر انواع متعدد در بازار موجودند . این قبیل چاپگرها در چندین مشخصه با همدیگر تفاوت دارند که مهمترین مشخصه آن ها تعداد چاپ برچسب در واحد زمان است .

اگر فقط از یک کامپیوتریا صندوق فروشگاهیPOSاستفاده می کنیم باید به میزان حافظه هارد آن توجه کنیم که جای کافی برای ذخیره اطلاعات را داشته باشد و اگر از آن ها در محیط شبکه استفاده می کنیم توجه به میزان حافظه هارد سرور از اهمیت بیشتری برخوردار است . در واقع اگر کامپیوتر یا صندوق فروشگاهی POSدر یک شبکه استفاده شود به هارد با ظرفیت بالا نیازی نیست بلکه  صندوق POSبیشتر به کارت شبکه با سرعت بالا و یک محیط شبکه ایمن و با حداقل نویز نیاز دارد بنابراین هزینه اضافی بابت هارد با ظرفیت بالا برای صندوقهای POSیا کامپیوترهایی که به عنوان صندوق فروشگاهی در شبکه فروشگاه استفاده می شوند نپردازید.

یکی از حساس ترین و مهم ترین تصمیم گیری ها بهنگام مکانیزه کردن فروشگاه تعیین قابلیت های سیستم فروشگاهی است که باید ایجاد شود . در واقع این قابلیت ها را باید نرم افزار فروشگاه به مرحله ظهور برساند . سخت افزار سیستم هر چقدر هم که پیشرفته باشد بدون نرم افزار نمی تواند کاری انجام دهد  و  نهایتا نرم افزار فروشگاه است که باید با استفاده از بستر سخت افزاری فراهم شده و سیستم عامل موجود روی آن و همچنین بهره گیری از تکنولوژی های روز در زمینه نرم افزار، محیطی کاربردی فراهم آورد که در آن عملیات مختلف همانند معرفی کالا ، قیمت گذاری کالا ، ثبت عملیات خرید کالا، فروش کالا از صندوق، گزارش فروش کالاها و ده ها عملیات دیگر مورد نیاز فروشگاه را بتوان انجام داد .پر واضح است که تنوع و حجم عملیات مورد انتظار از نرم افزار  فروشگاهی به میزان خواست ها ی مدیر فروشگاه از سیستم فروشگاهی بستگی دارد . در یک فروشگاه کوچک ممکن است تعداد صدور فیش روزانه زیر یکصد عدد باشد و همین تعداد در یک فروشگاه بزرگ با چندین صندوق  ، روزانه به چندین هزار فیش بالغ می شود . در یک مجموعه فروشگاه زنجیره ای، ارسال و دریافت کالا بین مرکز و فروشگاهها یا بین فروشگاهها و انبارها امری رایج و روزانه است درحالی که یک فروشگاه متوسط ممکن است انبار ی مستقل نداشته باشد و یا اینکه انبار آن در کنار فروشگاه و یا متصل به آن باشد . در یک فروشگاه بزرگ به احتمال زیاد تعدادی غرفه(دپارتمان) وجود دارد ولی فروشگاهی کوچک شاید هرگز نیازی به آن نداشته باشد . البته امکانات اضافی خوب است به شرط اینکه هزینه اضافی را تحمیل نکنند .

اگر سیاست فروشگاه آن باشد که تاریخچه خرید مشتری را ارج نهاده و بر اساس آن مشتری را از امتیازاتی برخوردار سازد باید از نرم افزار فروشگاهی استفاده کند که این امکان را فراهم سازد . اگر ایام خاص و یا تغییر فصل ، موجب تغییراتی در امر فروش می شود ، وجود گزارش هایی مرتبط با این موضوع  در نرم افزار فروشگاه ضروری به نظر می رسد . خواسته های خود را تعیین کنید و آن ها را از تامین کننده نرم افزار فروشگاهی بخواهید .در بسیاری از موارد قابلیت های فوق العاده نرم افزارها برگرفته از ایده های مشتریان خلاق و خوش فکر بوده است  .

اگر بخشی از وقت و نیروی شما صرف رسیدگی به حساب و کتاب اشخاص ، بانک ها ، هزینه ها و موارد دیگر می شود زمان آن رسیده که از یک نرم افزار حسابداری در کنار نرم افزار فروشگاه بهره مند شوید تا عملیات حسابداری را بطور اتوماتیک انجام دهد . برای فروشگاه یک سیستم حسابداری  خاص لازم است که علاوه بر قابلیت هایی که یک نرم افزار حسابداری بطور استاندارد دارا می باشد ، مسائل ویژه  فروشگاه ها را نیز حل کند .

بنایراین با توجه به وسعت فروشگاه و اهدافی که از مکانیزاسیون آن متصور است باید نسبت به انتخاب نرم افزار اقدام کرد .یک نرم افزار فروشگاه مناسب و کارا  ، می تواند وقت و نیروی فکری شما را برای تمرکز بر انجام کار و تصمیم گیری های بهتر یاری کند و شما را از انجام عملیاتی که ابزارهای موجود می توانند به سرعت و با دقت بسیار انجام دهند رهایی بخشد .

در شرایط فعلی استفاده از بارکد برای شناسایی یک کالا درمیان هزاران قلم کالا سریع ترین و بهترین راه است . در فروشگاه های بزرگ خرده فروشی و سوپر مارکتها ، مشتری کالاهای خود را در سبد گذاشته و پای صندوق  فروشگاهی می رود . صندوقداردرمدت زمان کمی  ، نسبت به صدور فیش اقدام و آن را تحویل مشتری می دهد . گاهی بارکدیکی از کالاها به خوبی توسط بارکدخوان خوانده نمی شود و صندوقدارمجبور است کد کالا را دستی وارد کند . در آن زمان متوجه می شویم که چگونه تکنولوژی بارکد ، به سرعت در انجام کار فروش و کاهش زمان انتظار ایستادن در صف صندوق  ، به ما کمک می کند . شاید بتوان ادعا کرد این تکنولوژی مرهمی بر بی شکیبایی انسان ها در عصرکنونی به شمار می رود و شاید بالعکس این تکنولوژی ها میزان شکیبایی ما را پایین آورده باشند . بهر حال استفاده از بارکد نه تنها در زمان فروش کالا ، بلکه در بسیاری از عملیات دیگر همانند انبارگردانی  کالا و در کاربردهای دیگر امری معمول ، رایج و کمک کننده است .

اما استفاده از بارکد در فروشگاه هم تابع شرایط و دارای مسائل خاص خود است . در فروشگاهی که صدها و یا هزاران نوع کالا دارد و مشتریان برای پرداخت در صف انتظار می ایستند ، استفاده از بارکد امری اجتناب ناپذیر است . خوشبختانه بیشتر کالاها در شرایط کنونی دارای بارکد چاپ شده روی لایه پوششی خود هستند و  مسئولین فروشگاه را از  تهیه برچسب های دارای بارکد برای کالا بی نیاز کرده اند. برای کالاهایی که بارکدچاپ شده ندارند لازم است برچسب های حاوی بارکد ، تهیه و روی کالاها چسبانده شوند . این کار خود مستلزم داشتن چاپگرهای چاپ برچسب است که در مدل ها و اندازه های مختلف در بازار وجود دارند . هر فروشگاهی که نیازمند چاپ برچسب باشد متناسب با تعداد متوسط برچسب لازم روزانه خود ، چاپگر مناسب  را خریداری می کند . بعضی از انواع این چاپگرها سرعت بسیار بالایی دارند و در چندین ردیف به طور همزمان ، برچسب های حاوی بارکد را چاپ می کنند و برای فروشگاه های بزرگ مناسب تر هستند. نکته مهم دیگر این که افرادی که برچسب های بارکددار را روی کالاها می چسبانند باید از دقت کافی برخوردار باشند زیرا اشتباه در آن نه تنها می تواند موجب ضرر شود بلکه موجب عدم اطمینان مشتری ، بی اعتبارکردن موجودی و کاردکس کالا در سیستم  فروشگاهی و انجام نادرست محاسبات حسابداری می شود. در نتیجه یکی از این اشتباهات در یک فروشگاه ، حدود یک تن چای با بسته بندی های یک کیلویی  به سرعت  و در کمتر از نیم ساعت به فروش رسید و تنها در لحظات پایا نی فروش یک تن چای ، مسئولان فروشگاه متوجه آن شدند که بارکدهای نیم کیلویی روی بسته های یک کیلویی  چای بودند .

در فروشگاههایی که تنوع کالای آنها کم است ومشتریان در صف انتظار نیستند ، ممکن است نیازی به استفاده از بارکدخوان و چاپ برچسب  بارکد برای کالا  وجود نداشته باشد . به عنوان مثال فروشگاهی، مستقل از اینکه کالاهایش دارای بارکد باشند یا نباشند ترجیح دهد کالاهایش را خود کدبندی کند(مثلا با نظمی خاص از یک کدبندی سه یا چهار رقمی که خود تعیین می کند استفاده کند) و مشتریان وی در صف انتظار نمی ایستند ، شاید بهتر آن باشد که کد کالا را از طریق کیبرد وارد صندوق کامپیوتری کند و لزومی به چاپ برچسب های بارکد دار هم نداشته باشد  . این یعنی صرفه جویی در خریدبارکدخوان و خریدچاپگر بارکد و همچنین خرید برچسب ها جهت چاپ بارکد و عدم نیاز به صرف زمان برای چاب بارکد.

بنابراین شرایط فروشگاه، همانند تنوع کالا ، وجود صف اتنظار در پای صندوق فروشگاهی، سیاست کدبندی کالاها و موارد دیگر ، تعیین کننده استفاده از بارکدخوان، چاپگرهای چاپ بارکد و برچسبها می باشد و مدیر فروشگاه باید با توجه به مطالب فوق و وضعیت فروشگاه خود در باره آن تصمیم بگیرد.

در فروشگاه ها برای صدور فیش  معمولا از یک چاپگر صدور فیش استفاده می شود . این چاپگر ها دارای عرض کم و غالبا از رول های کاغذی پنج یا هفت سانتیمتری در آنها استفاده می شود.بنابراین بجز درمواردی که فروشگاه به جای صدور فیش ترجیح می دهد از صدور فاکتور استفاده کند  (که چاپ آن با چاپگرهای دیگرانجام می شود) و یا اینکه در بعضی موارد استثنایی نیازی به صدور فیش نباشد ، معمولا از چاپگرهای صدور فیش استفاده می شود.

اگر فروشگاه نیازمند چاپ گزارش ها و اسناد برای ارائه به مدیر فروشگاه  ، حسابداری ،بایگانی و  یا موارد دیگر باشد ، لازم است که چاپگر مناسب برای آن ها تهیه شود . برای فروشگاه های متوسط و کوچک پیشنهاد می شود که اگر ضرورت خاصی در رابطه با چاپ اسناد و گزارش ها ندارند در آغاز کار نسبت به تهیه چاپگر برای چاپ اسناد و گزارش ها  در سیستم فروشگاهی اقدام نکنند . پس از مدتی می توانند بهتر در مورد آن تصمیم گیری کنند.

آموزش و یادگیری نرم افزار فروشگاهی  غالبا از دغدغه های  مدیران  و کاربران فروشگاه  است .  آیا می توان به راحتی نرم افزار فروشگاهی را یاد گرفت و بکار برد  ؟  برای استفاده از نرم افزار فروشگاهی که قرار است  حداقل بخش عظیمی از عملیاتی را که تا پیش از این  به طریق دستی  انجام گرفته ، با آن انجام داد  تا چه اندازه  باید از قبل  با کامپیوتر ، صندوق pos و بارکد  آشنا بود ؟ 

راحتی یادگیری و استفاده از یک نرم افزار فروشگاهی  به عوامل زیادی بستگی دارد .  بخش عمده  این عوامل  به  طراحی نرم افزار فروشگاهی  ، پیوند منطقی  بخش های  آن ، چگونگی پیاده سازی  نیازمندی های لازم برای  یک سیستم فروشگاهی ، چگونگی دستیابی به  بخش های نرم افزار  ، قابلیت ها و توانایی های  هر بخش  و چگونگی جریان اطلاعات در بین بخش های مختلف  نرم افزار فروشگاهی  بستگی دارد  .  این مهم بر عهده طراح و سازنده نرم افزار فروشگاهی است که  زمینه یادگیری آسان و سریع  استفاده کننده  را ، با پیش بینی های لازم از همان مراحل اولیه ساخت نرم افزار فروشگاهی فراهم نماید .

شرکت بدیع افزار نور با تکیه بر  دو دهه تجربه   و ارتباط با مشتریان در  رده های مختلف  ، تسهیل در  آموزش  و یاد گیری نرم افزار فروشگاهی را از همان مراحل نخست  طراحی در نظر گرفته است و رابط کاربری قدرتمندی برای این منظور فراهم کرده است  که کاربر  در استفاده از سیستم ، راحتی  کار با آن و  فراهم بودن امکانات را حس می کند و  در همه بخش های  نرم افزار قروشگاهی  با یک  عملکرد یکسان از  امکانات روبرو می شود  .  از طرف دیگر  انطباق نرم افزار با نیازمندی های فروشگاه ها کمک شایانی به آموزش آسان  این نرم افزارمی کند . 

هر چند که  آگاهی قبلی از  کامپیوتر و  نرم افزار فروشگاهی  در یادگیری سزیع تر  آن کمک کننده است و لی  برای استفاده از نرم افزار فروشگاهی بدیع افزار نور ضرورتی ندارد و  اگر  استفاده کننده تاپیش از آن حتی  از کامپیوتر استفاده ای هم نکرده باشد براحتی می تواند با آن کار کند و  شروعی خوشایند را در کار با کامپیوتر با نرم افزار فروشگاهی شرکت بدیع افزار نور  داشته باشد .

بخش های مختلف  نرم افزار فروشگاهی شرکت بدیع افزار نور  با روال عادی امور فروشگاه ها رابطه ای مستقیم و نزدیک دارند . با شناسایی و معرفی کالا به سیستم، قیمت گذاری کالا  و تعیین  نام فروشگاه، سیستم آماده صدور فیش می شود . دیگر عملیات  هم در این نرم افزار فروشگاهی  به همین سادگی و منطبق با کار فروشگاه است .

در نرم افزار فروشگاه  شرکت بدیع افزار نور ، مدیریت  به شیوه آسان و منطبق با مفاهیم روزمره کار فروشگاه انجام می شود .  برای شناسایی کالا ، اشخاص ، فروشگاه ، انبار ، غرفه ها(دپارتمان ها) ، کلاس های مشتری ، کدینگ حسابداری و موارد  مورد نیاز دیگر  ، آن ها را به نرم افزار فروشگاه معرفی می کنیم .  در واقع معرفی اطلاعات اولیه ، داده های اولیه نرم افزار فروشگاه را بوجود می آورند که پس از آن در بخش های مختلف نرم افزار می توان از آنها استفاده کرد . مثلا برای  صدور فیش در برنامه صندوق لازم است مشخصات کالا را قبلا ثبت کرده و قیمت فروش کالا را تعیین کرده باشیم  . در تمامی بخش هایی از نرم افزار فروشگاه  که اطلاعات در آن ها وارد می شود ، امکانات اضافه ، ویرایش و حذف وجود دارد .  همچنین در هر بخشی که لازم باشد ، امکان چاپ اسناد یا گزارش ها وجود دارد . تجویز  انجام این عملیات برای هر کاربر توسط مدیر در نرم افزار فروشگاه تعیین می شود . در بخش معرفی مشخصات کالا ، واحدهای کالا بدون هیچ محدویتی  در تعداد تعریف می شوند.  برای قیمت گذاری فروش کالا ، روش های گوناگونی در نرم افزار فروشگاه  پیش بینی شده است . برای گروه یندی کالاها ، روش محدود کننده و سنتی درختی استفاده نمی شود . در نرم افزار فروشگاه بدیع افزار انعطاف زیادی به گروه بندی کالاها داده شده  و مدیریت را قادر به تهیه گزارش های هدفمند و اختصاصی خود می سازد.  در این نرم افزار  امکان تعریف مشتریان در کلاس های مختلف  وجود دارد و  برای هر کلاس مشتری ، می توان سیاست های مدیریتی مختلفی را در نظر گرفت . بخش تخفیفات مشتری با تنوع زیاد ، امکان قابل انعطافی را برای  پیشبرد سیاست های تشویقی فروشگاه برای مشتری  فراهم کرده است  .  امکانات متعدد دیگری  در این  سیستم  وجود دارند که برای اطلاع از آن به  سیستم مدیریت شرکت بدیع افزار نور مراجعه فرمایید .

با انجام عملیات گوناگون در فروشگاه ، موجودی انبار تغییر می کند . موجودی انبار با عملیاتی همانند خرید ، دریافت کالا از انبارها یا فروشگاه های دیگر ، برگشت کالا از فروش  و برخی عملیات دیگر  افزایش و با فروش ، ارسال کالا به  انبارها و فروشگاه های دیگز ، برگشت از خرید و برخی عملیات ذیگر کاهش می یابد . سیستم انبار نرم افزار فروشگاه شرکت بدیع افزار نور با کنترل لحظه ای تمامی عملیات همواره موجودی انبار  و همزمان با آن کاردکس  تعدادی و ریالی کالا را بروز در می آورد . مشکل موجودی منفی کالاها در شرایطی که کالا در سیستم موجودی نداشته باشد ولی جنس واقعا در فروشگاه وجود داشته باشد و مشتری درخواست خرید آن را داشته باشد مشکلی یود که سال ها مدیران و حسابداران فروشگاه درگیر آن بودند . نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور این مشکل را به شیوه های خاص و ابتکاری خود حل کرده است و  در گزارش های موجودی و کاردکس کالا ، موجودی کالا  دیگر منفی نمایش  داده نمی شود . برای عملیاتی که به نحوی تاثیر گذار در موجودی کالا هستند همانند خراب  یا فاسد شدن کالا ، شکستن ، تغییر موجودی ناشی از تبدیل کالاهای فله ای به بسته ای  و موارد متعدد دیگر ، راه حل مناسب در نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور وجود دارد . 

به انبارگردانی و غرفه گردانی توجهی  ویژه شده است  و قبل از تایید نهایی اسناد مربوط به آن ها ، می توان به هر تعداد که لازم باشد شمارش  کالا را انجام داد و مغایرت های ناشی از شمارش کالاها را در گزارش های مغایرت گرفت . همچنین رو ش های متعددی برای انبارگردانی در این نرم افزار فروشگاه ایجاد شده است که نگرانی و تشویش ناشی از  زمانگیر و سخت بودن این عملیات را برطرف می سازد . جهت آگاهی از عملیات و امکانات سیستم انبار  به  سیستم انبار نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور مراجعه فرمایید .

صندوق یک فروشگاه حساس ترین مکان فروشگاه برای کسب رضایت مشتری در زمان پرداخت است . کار مداوم ، سریع ودقیق حداقل انتظاری است که از صندوق وجود دارد. نرم افزار صندوق باید به نحوی طراحی و ایجاد شده باشد که آمادگی مقابله با شرایط خاص را داشته باشد و اگرتعدادی صندوق در شبکه بطور همزمان کار  میکنند ، در صورت بروز اشکال در شبکه و عدم ارتباط صندوق با شبکه ، هر صندوق باید بطور مستقل کار خود را انجام دهد . پس از رفع اشکال در شبکه و بدون انجام هیچ کار اضاقی ، بطور اتوماتیک صندوق اطلاعات فروش ثبت نشده در شبکه را به  سرور شبکه ارسال کند . همچنین لازم است که آخرین اطلاعات مورد نیاز همواره در صندوق  بروز شود.

سیستم صندوق نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور ، شرایط و موقعیت هایی را که در زمان کار برای صندوق ممکن است پیش آید ، با تکیه بر بیش از بیست سال تچربه ، شناخت و بررسی مشکلات ، شناسایی و نسبت به حل مشکلات احتمالی آنها اقدام کرده است . در سیستم صندوق نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور ، تعدادی از کلیدهای صفحه کیبرد را می توان به کالا ها تخصیص داد و بدین ترتیب  برای تعدادی از کالاها، فقط با فشردن یک کلید ،کالا به سرعت در فیش ثبت می شود و همراه با بارکدخوان ، صدور فیش را به حداکثر سرعت ممکن می رساند. نرم افزار صندوق به نحوی طراحی شده که چندین صندوقدار  بتوانند در زمان های متفاوت  روی صندوق کار کنند و حساب هر کدام هم مستقل از بقیه باشد و صفرهر صندوقدار را هم بطور جداگانه گرفت.

بخش مرجوع برنامه صندوق نرم افزار فروشگاه بدیع افزار  نور امکان  ثبت برگشت کالا در چند ین مرحله و کنترل کامل آن را بطور دقیق  داراست .شیوه های متعددی مطابق با شرایط برگشت  و انتخاب نحوه مرجوع در این سیستم فراهم شده است به طوری که کار مرجوع کالا به ساده ترین وجه ممکن صورت بگیرد.

برای هر صندوقداری که  شروع بکار کند این امکان وجود دارد که همزمان با هر فیشی که ثبت و صادر می شود اطلاعات پیش نویس سند حسابداری آن بلافاصله بروز در آید. می توان مشخص نمود که برای این پیش نویس سند حسابداری  ، با ثبت فیش کدام حساب بدهکار و کدام  حساب بستانکار شود .

در برنامه صندوق نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور امکان قرار دادن هر تعداد فیش در صف صدور فیش وجود دارد . به عنوان مثال در حالیکه تعداد ی از اقلام یک فیش صادر شده ، در صورت لزوم می توان شروع به  ثبت فیشی دیگر  نمود و برای ادامه کار فیش های قبلی ( اضافه کردن به اقلام آنها یا صدور فیش آنها) به هر کدام از آنها مراجعه کرد .

گزارش های برنامه صندوق نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور  هدفمند طراحی و ایجاد شده اند . این گزارش ها مدیر فروشگاه را در مدیریت آگاهانه فروشگاه  و اتخاذ تصمیمات آگاهانه کمک می کند . جهت آگاهی از عملیات و امکانات سیستم صندوق  به  سیستم صندوق نرم افزار فروشگاه بدیع افزار نور مراجعه فرمایید .